Kako pripremiti dokumente za ovjereni prevod

Priprema dokumenata za ovjereni prevod

Da biste pripremili dokumente za ovjereni prevod, prvo provjerite zahtjeve institucije kojoj ih predajete, prikupite sve stranice i priloge te napravite čitljive skenove. Uz upit navedite jezik, namjenu, rok i potreban oblik isporuke. Tako prevodilac može procijeniti cijeli posao, a vi izbjeći naknadno slanje dokumenata i ponavljanje postupka.

Ovaj vodič je namijenjen svima koji pripremaju diplomu, uvjerenje, izvod, ugovor ili drugi dokument za službenu upotrebu. Ako tek provjeravate koja vam je usluga potrebna, pogledajte informacije o ovjerenom prevodu sudskog tumača.

1. Provjerite šta tačno traži institucija

Prije naručivanja prevoda zatražite pisanu uputu od fakulteta, ambasade, poslodavca ili druge institucije koja prima dokumentaciju. Naziv postupka sam po sebi nije dovoljan: dvije institucije mogu tražiti različite priloge ili način dostave.

U uputi potražite odgovore na sljedeća pitanja:

• Na koji jezik treba prevesti dokument?
• Traži li se prevod ovlaštenog sudskog tumača i postoje li posebni uslovi za prihvatanje prevodioca?
• Predaje li se original, ovjerena kopija ili sken?
• Treba li dodatna nadovjera dokumenta, poput Apostille potvrde?
• Prihvata li se digitalna predaja ili se dostavlja papirni primjerak?
• Postoji li zahtjev o datumu izdavanja dokumenta i koliko primjeraka treba predati?

Proslijedite agenciji tu uputu ili njen službeni link. Time razgovor počinje konkretnim zahtjevima, umjesto pretpostavkom da isti prevod vrijedi za svaki postupak.

2. Prikupite cijeli dokument, uključujući poleđinu

Pregledajte prednju i zadnju stranu svakog lista. Na poleđini se mogu nalaziti pečat, napomena ili ovjera koji nisu vidljivi na prvoj fotografiji. Dodajte i priloge koji čine dio dokumentacije koju institucija traži.

Na primjer, ako se za prijavu traže diploma i dodatak diplomi, slanje samo diplome ne daje potpuni uvid u obim prevoda. Kod ugovora provjerite jesu li obuhvaćeni svi traženi aneksi, a kod rješenja sve stranice i pripadajuće potvrde.

Praktičan korak: napravite popis dokumenata prije skeniranja. Pored svakog naziva upišite broj stranica i označite jeste li provjerili poleđinu. To olakšava i kasniju provjeru isporuke.

3. Napravite čitljiv sken ili fotografiju

Za početnu procjenu Lingua Leads prima sken ili fotografiju dokumenta. Važno je da se mogu pročitati sitan tekst, brojevi, datumi i pečati. Nečitljiv prilog može zahtijevati ponovno slanje prije nego što se potvrde cijena i rok.

• Položite dokument na ravnu površinu i fotografišite ga odozgo, bez nagiba.
• Koristite ravnomjerno svjetlo, bez odsjaja blica i sjene telefona.
• Obuhvatite cijelu stranicu, uključujući rubove, potpise i pečate.
• Otvorite snimak i uvećajte najsitniji tekst da provjerite čitljivost.
• Sačuvajte stranice redom; kada je praktično, objedinite jedan dokument u jedan PDF.
• Imenujte datoteke jasno, na primjer diploma.pdf i dodatak-diplomi.pdf.

Izbjegavajte snimke ekrana umanjenog dokumenta i filtere koji brišu blijede oznake. Automatsko prepoznavanje teksta može pomoći pri obradi, ali prepisani tekst ne prikazuje sve elemente izvornog dokumenta. Zato pošaljite i njegovu čitljivu sliku.

4. Dogovorite dostavu originala i oblik prevoda

Sken za procjenu ne znači automatski da je dovoljan za konačnu izradu i predaju. Prije početka provjerite s agencijom treba li donijeti original ili odgovarajuću kopiju na uvid i kako će se pripremiti ovjereni primjerak.

Istovremeno potvrdite zahtjev institucije: skenirani papirni prevod i dokument s elektronskim potpisom nisu isti oblik isporuke. Ako prijava počinje putem interneta, provjerite traži li se kasnije i papirna dokumentacija.

Navedite koliko primjeraka trebate i da li ih preuzimate lično ili dogovarate drugi način dostave. U rok uračunajte i vrijeme potrebno da dokument stigne na odredište.

5. Apostille provjerite prije prevođenja

Apostille je potvrda kojom se, prema Haškoj konvenciji, potvrđuju autentičnost potpisa, svojstvo potpisnika i, kada je primjenjivo, identitet pečata na javnoj ispravi. Njena svrha razlikuje se od ovjere tačnosti prevoda. Osnovna pravila navedena su u članovima 3–5 Haške konvencije na službenoj stranici HCCH-a.

Nemojte pretpostaviti da je Apostille potreban za svaki dokument koji ide u inostranstvo. Potreba zavisi od konkretnog dokumenta, države i primjenjivih pravila. Konvencija predviđa i slučajeve kada je nadovjera ukinuta ili pojednostavljena.

Instituciju primaoca i nadležni organ pitajte šta treba nadovjeriti, kojim redoslijedom i treba li prevesti i samu potvrdu. Ako se dokumentu naknadno dodaju nove ovjere, obavijestite prevodioca prije finalizacije.

6. Uz dokumente pošaljite jasan upit

Dobro pripremljen upit omogućava procjenu bez više krugova dopisivanja. Možete prilagoditi ovaj predložak:

Poštovani,
potreban mi je ovjereni prevod sa [izvorni jezik] na [ciljni jezik]. Dokumentaciju predajem [naziv institucije i država] radi [svrha].
U prilogu su [nazivi dokumenata i ukupan broj stranica]. Uputa institucije je [link ili prilog].
Dokumente trebam dobiti do [datum], u [papirnom/digitalnom obliku], u [broj] primjeraka. Molim procjenu cijene i roka te informaciju trebam li dostaviti originale na uvid.
Hvala.

Za obrazac na stranici usluge ograničenje priloga je 10 MB. Ako su datoteke veće, prvo dogovorite odgovarajući način dostave. Dokumente s ličnim podacima šaljite direktno odabranoj agenciji; nemojte ih objavljivati na javno dostupnom linku.

7. Prije predaje provjerite isporučeni komplet

Kada preuzmete prevod, uporedite isporuku s početnim popisom. Provjerite jesu li obuhvaćeni svi dogovoreni dokumenti, jesu li priloženi potrebni primjerci i odgovara li oblik isporuke zahtjevu institucije.

Posebnu pažnju obratite na imena, datume i brojeve dokumenata. Ako uočite razliku ili imate pitanje, javite se agenciji prije predaje. Nemojte samostalno mijenjati, dopisivati ili preslagati ovjereni komplet.

Kontrolna lista prije slanja

• Imam aktuelnu uputu institucije koja prima dokumente.
• Naveo/la sam oba jezika, svrhu i državu predaje.
• Prikupio/la sam sve tražene dokumente, stranice i priloge.
• Provjerio/la sam čitljivost teksta, pečata i potpisa.
• Razjasnio/la sam treba li original, kopija ili dodatna nadovjera.
• Naveo/la sam rok, broj primjeraka i način preuzimanja.

Česta pitanja

Mogu li dokument fotografisati telefonom?

Da, za početnu procjenu možete poslati čitljivu fotografiju cijele stranice. Potrebu za originalom ili drugim oblikom dokumenta dogovorite prije izrade.

Da li se prevodi i poleđina?

Ako poleđina sadrži tekst, pečat ili napomenu, uključite je u materijal za procjenu. Agenciji proslijedite i uputu institucije kako bi se utvrdio potreban obim posla.

Može li se cijena utvrditi samo prema broju listova?

Broj listova pomaže, ali sam po sebi ne opisuje količinu teksta i složenost dokumenta. Za konkretnu ponudu pošaljite dokumente, jezičku kombinaciju i traženi rok.

Garantuje li ovjereni prevod prihvatanje u svakoj instituciji?

Za konkretan postupak provjerite uslove institucije primaoca. Ona može tražiti određeni oblik dokumentacije, dodatne priloge ili poseban način ovjere i dostave.

Pošaljite dokumente za procjenu

Kada pripremite dokumentaciju, zatražite ponudu za ovjereni prevod. Navedite jezik, svrhu i rok, a tim Lingua Leads će procijeniti obim i dogovoriti naredne korake. Za početna pitanja možete nam pisati na info@lingualeads.ba.

Za dodatno objašnjenje pojma pročitajte i zašto su ovjereni prevodi važni za službene dokumente.